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Témoignages et études de cas

Spring Personnel : Endiguer le flot de papier

Comment l'entreprise de conseil en personnel Spring Personnel a pu réduire de 90% les montagnes de papier grâce au Desktop Scanner ScanSnap de Fujitsu

L'équipe de la succursale de Spring Personnel à Chiswick traite chaque semaine des centaines de curriculum vitae, descriptions de postes, mémos, formulaires de chronométrage, cartes de visite et factures. En sa qualité de consultant leader pour les ressources humaines dans la région, Spring Personnel gère plus de 400 clients avec respectivement 150 candidats potentiels. Il fallait trouver un moyen de simplifier et d'accélérer les processus administratifs afin que les consultants puissent se concentrer sur l'essentiel de leur activité, trouver la bonne personne pour le bon employeur.

Lucy Taylor, coordinatrice de la succursale chez Spring Personnel, explique : «La branche de recrutement du personnel est connue pour son degré élevé de tâches administratives. Tous les jours, nous recevons une quantité considérable d'informations de sources les plus diverses – clients, postulants et fournisseurs. Toutes ces informations doivent être sauvegardées et archivées afin que toute l'équipe puisse y avoir accès sans problème. Puis en fin de semaine, il nous faut encore télécopier ou envoyer par la poste des formulaires de chronométrage à tous nos candidats afin de pouvoir procéder à la facturation et au paiement.

Spring Personnel a donc décidé de changer son système afin que les curriculum vitae, descriptions de postes et autres documents puissent être sauvegardés dans le réseau. Lucy Taylor poursuit : «Il nous a fallu trouver un scanner capable de convertir les documents sur papier en fichiers électroniques simplement et rapidement. La plupart de nos postes de travail disposent d'un PC, d'une imprimante et d'une pile de corbeilles d'archivage si bien qu'il nous faut une solution ne prenant pas trop de place. En outre, nous recevons souvent la visite de clients et de candidats, et notre bureau doit donner une impression d'élégance et d'ordre.»

Des résultats en un tour de main

L'installation du scanner n'a duré que quelques minutes – et les atouts de l'appareil sont apparus presque aussi vite. Lucy Taylor commente : «Le Fujitsu ScanSnap nous a vraiment changé la vie – tout au moins notre vie professionnelle ! En gros, je dirais qu'il a pu réduire de 90% les documents archivés dans nos armoires. Au lieu de passer des heures à classer des montagnes de papier et d'archiver ensuite les informations ou de les transmettre à un collègue, nous scannons les documents sous forme de fichiers PDF et les sauvegardons ensuite en quelques secondes dans notre système central. En fin de semaine, au lieu de télécopier les formulaires de chronométrage à tous nos candidats ou – pire encore – de les expédier par la poste, nous leur envoyons désormais tout simplement par courrier électronique. Cela va beaucoup plus vite et signifie en outre que nous enregistrons ce que nous avons fait. Ce qui peut se révéler très utile en cas de demandes rétrospectives.»

L'un des critères majeurs dans le choix du Desktop Scanner a été sa double fonction. Lucy Taylor à ce propos : «La majorité de nos documents sont imprimés recto verso, comme par exemple contrats qui comportent au dos des conditions ou cartes de visite. Avant de posséder un système électronique, nous devions péniblement entrer à la main toutes les données de contact des cartes de visite dans une base de données centrale. Désormais, nous pouvons tout simplement les scanner et les mémoriser dans le système, de sorte que chacune des personnes de l'entreprise puisse trouver l'information sans difficulté.» Lucy Taylor en conclut : «Je ne peux que recommander le Fujitsu ScanSnap – il a réduit nos temps de gestion, accélérer les processus, il est très compact et facile d'utilisation. En résumé: nous n'avons plus le sentiment d'étouffer sous des montagnes de papier – ce n'est pas mal pour seulement quelques secondes de travail par jour.»

A propos de Spring Personnel


Spring Personnel est une entreprise britannique de conseil en matière de ressources humaines et de Workforce Management. Elle fait partie du Spring Group qui emploie plus de 1 200 personnes sur 53 sites en Grande-Bretagne, aux Pays-Bas et en Allemagne et aide chaque année plus de 4 000 personnes à trouver un emploi fixe. Plus de 7 500 employés sous contrat ou à titre temporaire travaillent chaque jour pour les clients du Spring Group.

 

Témoignages clients

DR Yves L., Flers : Bluffant de simplicité et d'efficacité

Fabien Besnard, Apple Certified professional, Haute-Savoie

"Le ScanSnap se révèle utile en toute chose, que vous souhaitiez archiver une facture, ou rapidement envoyer un croquis en PDF par email, cela n'est désormais plus un fardeau.
Avec un tel produit, les scanner à plats deviennent obsolètes, excepté peut-être pour ceux qui doivent scanner des livres.
Vous pouvez charger des feuillets de multiples formats, en mode recto-verso, tout en choisissant le niveau de finesse désiré.
Je ne pourrais plus m'en passer!"

Isabelle Boutteville, Excel Place, France

"Nous sommes spécialisés dans la mesure de la qualité de service que nous disons OUI à 100% pour ScanSnap."

Maxime Fouché, Dir. Adj. de la Production, CANAL+

"Après la découverte du Scansnap S1500, je numérise tous mes documents pour les archiver sur le serveur de la société. Ceux-ci sont alors accessibles par internet depuis toutes nos implantations ou depuis n'importe quel endroit où je me trouve. Les documents papiers non obligatoires sont alors détruits tout en étant toujours accessibles. relevés de banque, de CB, notices, mode d'emploi, factures, plans, avis, etc... tout y passe !"

Robert Gstalter, PDG, RG Conseils SAS, France

"Depuis que j'utilise mon Scansnap, mon objectif zéro papier est en phase d'être atteint ! Et avec le Cloud Computing, je promène mon entreprise partout avec moi, tous mes documents dont numérisés. Ma vision de l'entreprise a changé, et mes clients sont stupéfaits par mon organisation."

 

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