Article 6 façons dont Microsoft Teams surpasse Skype
Par Insight FR / 28 Feb 2020 / Sujets: Collaboration Mobilité Logiciels Microsoft 365
Par Insight FR / 28 Feb 2020 / Sujets: Collaboration Mobilité Logiciels Microsoft 365
La combinaison de la vidéo, de la voix et de la messagerie instantanée offerte par Skype for Business Online en a fait un outil indispensable sur le lieu de travail. L’application a permis aux collaborateurs et pour les départements de communiquer plus facilement les uns avec les autres ainsi qu’avec les clients et ou les intervenants externes.
Pour de nombreuses organisations, il est difficile d’imaginer se passer de Skype. A partir du 31 juillet 2021, Skype for Business Online cessera cependant d’exister. Heureusement, Microsoft a passé les dernières années à développer un remplacement : Microsoft Teams.
Microsoft Teams offre exactement la même fonctionnalité que Skype for Business Online, ainsi qu’une gamme de fonctionnalités nouvelles et améliorées qui rendent les organisations plus collaboratives et productives. Microsoft Teams est plus qu’un simple outil de remplacement, c’est une mise à niveau importante.
Microsoft Teams est déjà l’outil de communication par défaut contenu dans le pack Office 365 et tous les clients disposants de Skype for Business Online n’auront d’autre choix que de migrer avant que le service ne soit désactivé. Ainsi, il est préférable de découvrir la gamme de fonctionnalités utiles que Microsoft Teams a à offrir et comment il aidera votre organisation.
1. Offre des communications enrichies
Microsoft a passé du temps à s’assurer que Microsoft Teams offre les mêmes fonctionnalités que Skype on line pour les entreprises. Microsoft Teams dispose ainsi des mêmes capacités de voix, de vidéo et de chat, mais vont au-delà de ces fonctions basiques en offrant des conversations de groupe plus efficaces et des fonctions de réseautage social qui stimulent l’engagement. Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications, des mentions et des commentaires, et inclure du contenu multimédia riche, des GIF et des émoticons dans les chats.
La caractéristique principale de Microsoft Teams est la capacité d’organiser les interactions entre les différents départements ou groupes de projets. Ils peuvent être organisés en « équipes » comprenant jusqu’à quelques milliers d’employés. Cela permet aux participants d’accéder à leurs contacts, au contenu et aux outils dont ils ont besoin pour accomplir une tâche. Au sein de Microsoft Teams, des canaux de conversation distincts permettent des conversations contextuelles en temps réel avec de multiples participants. C’est beaucoup plus efficace qu’une discussion de groupe chaotique dans Skype.
2. S’intègre à Office 365 et aux applications de tiers
Un autre avantage majeur de Microsoft Teams sur Skype for Business Online est l’intégration profonde avec les applications Office 365 telles que Word, Excel et Yammer. Cela signifie que les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux fichiers, personnes et applications pertinentes dont ils ont besoin pour terminer leur travail au sein de leur « équipe ». Cette relation étroite simplifie les flux de travail et fait gagner du temps aux employés.
Les flux de travail sont rendus encore plus efficaces grâce à des centaines d’intégrations d’applications tierces ainsi qu’à un App Store d’équipes – minimisant les frictions et les silos potentiels dans un environnement informatique.
3. Collaboration facile avec les documents
L’intégration d’Office 365 signifie également que les « équipes » peuvent travailler simultanément sur des documents et communiquer les changements aux autres membres en temps réel. Les changements apportés par un membre d’une « équipe » sont facilement visibles par d’autres auteurs, et des commentaires peuvent être faits sur toute modification.
Il s’agit d’un avantage important par rapport à la collaboration asynchrone dans Skype ou par email, qui prend plus de temps et entraîne la circulation du même document plusieurs fois au sein d’une organisation.
4. Accès plus rapide à l’information
Il peut être difficile de trouver les informations que vous recherchez dans Skype for Business Online, qui manque de puissantes capacités d’archivage ou de recherche. Microsoft Teams offre des outils de recherche puissants, des chats persistants et des signets pour faciliter la vie. On peut également ajouter des « onglets » dans Microsoft Teams pour certaines applications dans les canaux, tandis que les raccourcis clavier facilitent la navigation et la recherche. Il y a aussi l’inclusion du chatbot 'T-Bot' qui permet aux utilisateurs de poser des questions en langage simple et naturel.
5. Piloter l’automatisation
Microsoft Teams utilise les informations saisies par les utilisateurs et ces intégrations d’applications pour automatiser les processus. L’automatisation libère les collaborateurs de tâches répétitives et chronophages afin qu’ils puissent se concentrer sur un travail de plus grande valeur. Microsoft Teams apprend comment les utilisateurs individuels fonctionnent, fournit des recommandations et offre également un soutien pour les chatbots et la traduction automatique. À l’avenir, Cortana sera également intégrée. Toutes ces stratégies de transformation digitale aident à établir une équipe connectée.
6. Sécurité renforcée et conformité
Tout comme Skype for Business Online, Microsoft Teams est un service basé sur le Cloud. Cela signifie qu’il bénéficie des investissements de plusieurs milliards d’euros que Microsoft réalise dans la sécurité du Cloud, et que toutes les mises à jour sont appliquées automatiquement. Les organisations peuvent être assurées que la migration ne leur fera courir aucun risque.
Par défaut, les conversations dans Microsoft Teams sont persistantes. Cela signifie qu’il est plus facile de trouver et d’archiver l’information. Les organisations peuvent définir des politiques de rétention qui les rendent visible, inactives ou même supprimées après une certaine période pour des raisons de conformité. En outre, des politiques individuelles peuvent être définies pour les chats privés ou les messages de canal.
Conclusion
Microsoft Teams représente une belle opportunité de transformer la façon dont votre organisation communique et collabore et constituent à la fois un changement de culture et un changement technologique.
Notre guide sur la migration de Microsoft Skype for Business Online vers Microsoft Teams vous aidera à identifier la stratégie de transition optimale pour votre organisation et à mettre en évidence la façon dont vous pouvez maximiser le potentiel de collaborateurs connectés.
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