Client story Agero réduit ses coûts et améliore la précision de ses données de plus de 20 % grâce à la migration vers Google AppSheet

Agero, leader technologique de l’assistance routière aux États‑Unis, utilise déjà Google Workspace. Face à la hausse des coûts et aux limites techniques de leur plateforme low‑code tierce dédiée au développement d’applications, l’entreprise a identifié une opportunité pour aller plus loin.

Agero a collaboré avec Insight pour migrer ses applications métier vers Google AppSheet. Ce changement a permis aux équipes de disposer d’une plateforme low‑code unifiée et automatisée, réduisant les coûts et améliorant considérablement la qualité des données au sein de workflows essentiels.

Le défi

La plateforme tierce présentait plusieurs défis en matière de sécurité, d’efficacité opérationnelle et de maîtrise des coûts :

• Enjeux de sécurité et d’accès utilisateur : Agero avait adopté une architecture d’authentification unique (SSO) reposant sur Azure  AD et Okta. Or, leurs applications existantes — basées sur une authentification SAML (Security Assertion Markup Language) — ne pouvaient pas être intégrées à Okta pour le SSO, ce qui provoquait d’importants problèmes de connexion pour les utilisateurs. La gestion des accès pour les agents externes nécessitait également des contournements de sécurité, car ils utilisaient des adresses mailsdistinctes pour se connecter.
• Données incohérentes et surcharge de saisie : les données clés des agents — dates d’entrée, dates de sortie et autres informations RH — devaient être saisies manuellement, car la plateforme n’était pas connectée au système RH central d’Agero. Cette saisie manuelle entraînait de fréquentes incohérences et des erreurs ayant un impact direct sur des processus critiques, tels que les évaluations RH. Le système obligeait les équipes techniques à répliquer une partie du système RH, créant des risques d’erreurs et des retards.
• Hausse des coûts et support limité : le modèle tarifaire de la plateforme devenait défavorable et la date de renouvellement approchait. De plus, l’accès à l’assistance technique ou à la documentation sur de nouvelles fonctionnalités était limité sans souscription supplémentaire, même avec un plan entreprise.

Face à ces contraintes, Agero a pris la décision stratégique d’abandonner cette plateforme vieillissante et de s’orienter pleinement vers l’écosystème Google Workspace.

« Notre relation avec l’ancien fournisseur n’était pas idéale, tout comme leur modèle de tarification », explique James Pinkerton, Director of Enterprise Systems chez Agero. « Nous voulions également tirer davantage parti de Google Workspace, alors nous nous sommes dit : C’est une opportunité, explorons AppSheet. »

La solution

Agero a choisi Google AppSheet, déjà intégré à son environnement Google Workspace, comme nouvelle plateforme low‑code de référence. L’entreprise s’est associée à Insight, partenaire de longue date, pour coordonner la migration de ses 16 applications.

L’approche d’Insight consistait à migrer les applications tout en optimisant les processus métier sous‑jacents. La solution s’articule autour de plusieurs axes clés :

• Migration progressive et stratégique : l’équipe Insight a collaboré avec Agero pour diviser la migration des 16 applications en quatre vagues, organisées selon leur usage et leur complexité technique. « L’approche par vagues d’Insight a permis de mieux gérer les attentes des utilisateurs et de réduire le temps de développement, car l’équipe pouvait réutiliser les enseignements des vagues précédentes », explique Raj Helaiya, Business Systems Analyst chez Agero. « Cela a également permis de maîtriser l’extension du périmètre : toute la phase de développement n’a pris que quatre mois. »
• Automatisation et données centralisées : Agero utilise désormais une source de données unifiée pour les informations des agents et agents partenaires. Un code Apps Script s’exécute quotidiennement pour synchroniser automatiquement le système RH avec une base de données AppSheet fonctionnant sur MySQL dans Google Cloud, adaptée à la gestion de données à grande échelle. Cette automatisation supprime les tâches manuelles.
• Consolidation des workflows : Insight n’a pas réalisé une simple migration “lift‑and‑shift”. L’équipe a identifié des opportunités pour fusionner des applications et créer des workflows plus intelligents. Par exemple, Insight a aidé Agero à intégrer deux applications — OPA submissions et OPA reports — en une application AppSheet unique, plus efficace.
• Renforcement de la sécurité et des politiques d’accès : Insight a accompagné Agero dans la création d’un écosystème unifié et sécurisé en permettant à AppSheet d’utiliser les identités Google Workspace pour l’authentification. Des politiques de sécurité basées sur les rôles (RBAC - Role‑Based- Access-Control) ont été mises en place selon le principe du moindre privilège, garantissant que chaque utilisateur n’accède qu’aux données nécessaires à sa fonction. Cela a éliminé les contournements de sécurité précédents et renforcé la protection des données.
• Formation et accompagnement personnalisé : Insight a déployé un programme de formation en deux niveaux. Les utilisateurs finaux ont bénéficié d’une formation complète, appuyée par une documentation sur mesure — vidéos, guides et supports utilisateurs. En parallèle, l’équipe technique a reçu un accompagnement individuel, en mode over‑the‑shoulder, pour maîtriser la gestion des politiques d’accès, la configuration des rôles et l’évolution des applications.

Grâce à cette approche pragmatique et immersive, l’équipe IT d’Agero est désormais pleinement capable de gérer et maintenir la plateforme en toute autonomie

Impact

La migration vers AppSheet a permis à Agero de renforcer ses opérations, d’améliorer le moral des équipes et de mieux se positionner pour de futures initiatives d’innovation.

Bénéfices

• Réduction des coûts : la migration a été finalisée avant la date de renouvellement du contrat, évitant ainsi une année supplémentaire de frais liés à la plateforme externe. Le projet a également supprimé l’ensemble des coûts liés à l’ancienne solution et à ses abonnements techniques obligatoires.
• Précision des données : l’automatisation et la mise en place d’une source de données unique grâce à AppSheet ont permis d’améliorer la qualité et la précision des données de plus de 20 %.
• Déploiement plus rapide et meilleure résolution des incidents : l’ensemble de la migration et du déploiement a été réalisé en quatre mois. Une fois la solution en place, l’équipe technique peut traiter les tickets de support et gérer les demandes de modification beaucoup plus efficacement, maîtrisant désormais la plateforme AppSheet dans ses moindres détails.
• Accélération du développement d’applications : le projet a permis de créer quatre nouvelles applications sur la plateforme, illustrant la montée en agilité et la capacité d’innovation accrue d’Agero.

Améliorations

• Écosystème unifié et simplifié : Agero a abandonné son ancienne solution externe pour rapatrier ses données et applications au sein de Google Workspace. Cette consolidation a simplifié l’ensemble de son environnement technologique, désormais plus facile à gérer et à sécuriser, puisque tous les outils — Sheets, AppSheet et la console d’administration — fonctionnent de manière fluide et intégrée.
• Une équipe IT autonome : grâce à la formation pratique dispensée par Insight, l’équipe technique d’Agero est aujourd’hui pleinement autonome.
  « L’équipe IT peut désormais effectuer des modifications très facilement, et nous n’avons plus besoin de dépendre d’Insight pour la gestion quotidienne », explique Raj Helaiya. « Le support utilisateur est plus réactif, et l’équipe gère ce nouvel environnement avec une grande efficacité. »
• Collaboration renforcée et agilité accrue : avec un système unifié et une plateforme low‑code intuitive, les équipes ont désormais le réflexe AppSheet lorsqu’un besoin métier émerge. De plus en plus de collaborateurs s’intéressent à la création de leurs propres applications AppSheet, favorisant une culture interne de développeurs métier et stimulant l’innovation organisationnelle.

Perspectives futures

La migration vers la plateforme AppSheet a posé une base solide pour l’avenir d’Agero. La simplification du déploiement applicatif et la réduction des coûts permettent désormais à l’entreprise de concentrer ses ressources sur l’innovation.

Par example, Raj Helaiya met déjà à profit ses nouvelles compétences dans Google Workspace pour explorer les capacités de l’IA générative — notamment l’intégration de Gemini avec les applications AppSheet existantes. Cette capacité à se connecter facilement aux technologies avancées de Google ouvre à Agero de nouveaux modes de travail et des opportunités pour simplifier davantage ses workflows.

La collaboration avec Insight se poursuit également : Agero a signé un accord de conseil afin de bénéficier de l’expertise d’Insight pour les fonctionnalités complexes et les nouveaux besoins applicatifs.