La pandémie de la Covid-19 a de multiples impacts négatifs, d’un point de vue économique, sanitaire, sociétal, etc. mais cette crise présente aussi une opportunité exceptionnelle de renouveler les méthodes de travail et de management.
Ce changement de paradigme est renforcé par le développement du télétravail. Le gouvernement y est favorable afin de limiter les contacts dans les bureaux. Dee nombreuses entreprises hésitent pourtant à franchir de nouveau le pas, comme elles l’avaient fait durant le confinement.
Les raisons sont multiples. On peut citer entre autres la peur de constater une démotivation des télétravailleurs liée au sentiment d’isolement, la crainte des managers de perdre le contact avec leurs équipes ou encore une méconnaissance des outils permettant d’optimiser le télétravail.
Il existe cependant des solutions et des processus pour encourager le télétravail tout en boostant l’activité de l’entreprise.
Des emails incesssants des managers
Dans ce contexte plus ou moins anxiogène, il est clé pour les managers d’échanger régulièrement avec leurs équipes sur les échéances d’un projet, les processus à mettre en place, la répartition des tâches, etc. Il est également fondamental pour la direction, afin de rassurer leurs collaborateurs sur l’organisation de leur travail, d’avoir un discours explicite sur la stratégie en cours et les mesures sanitaires à appliquer.
Cette communication peut être plus délicate à établir avec les membres de l’organisation qui travaillent de chez eux et qui peuvent se sentir isolés. En effet, l’absence de contacts directs et réguliers avec leur entreprise, génère un risque de décrochage et de baisse de la motivation. Il peut être tentant d’y pallier en multipliant les appels téléphoniques et l’envoi de dizaines d’emails par jour. Cependant, cette stratégie n’est pas la bonne méthode pour assurer la cohésion d’une équipe et réussir ses objectifs.
Il est au contraire nécessaire de s’appuyer sur des outils collaboratifs pour optimiser les échanges, renforcer la communication ou encore suivre l’évolution d’un projet. Ils offrent ainsi des espaces d’échanges qui permettent d’inclure chaque collaborateur. Chaque membre d’une équipe peut poser une question à la « communauté » (ses collègues, son manager…) et retrouver une procédure ainsi que tout l’historique des échanges avec sa hiérarchie ou un membre de son équipe.
Par ailleurs, tous les intervenants d’un projet ont toujours à disposition les dernières versions des fichiers dont ils ont besoin. Les documents disponibles dans la plateforme peuvent être modifiés en simultané, annotés, voire complétés par des mémos. De son côté, la direction peut en profiter pour rappeler ses objectifs.
Créer un canal sur Microsoft Teams, contrôler les accès par profils afin d’assurer la confidentialité des données, etc. Avec la formation adéquate ces outils de collaboration sont de plus faciles à utiliser et à configurer. Un accompagnement des salariés, souvent assuré par le service communication et DRH, ne doit pas pour autant être négligé pour en assurer l’adoption, maximiser leur utilisation et l’adapter aux usages propres à l’organisation. Les entreprises peuvent s’appuyer sur des partenaires pour les accompagner dans ce processus.
Les collaborateurs sont le maillon essentiel de toute l’entreprise et leur niveau de motivation ainsi que leur fidélisation va impacter de façon fondamentale la réussite du business. Ces outils de collaboration peuvent réellement faire la différence sur le sentiment d’adhésion envers l’entreprise et sont donc aujourd’hui incontournables.
En effet, Avec la crise sanitaire actuelle et ses conséquences sur le plan économique, la pérennité des entreprises doit être renforcée. Leur résilience peut être renforcée en « jouant collectif ».
Daniel Gonzalez
Directeur des Alliances et des Solutions, Insight