Article SharePoint vs OneDrive : quelle différence ?
Par Insight FR / 28 Feb 2020 / Sujets: Collaboration Mobilité Nuage Logiciels
Par Insight FR / 28 Feb 2020 / Sujets: Collaboration Mobilité Nuage Logiciels
Depuis plus de trois décennies, Microsoft Office est synonyme de technologie employée dans le domaine du travail, avec des applications telles que Word, Excel et Powerpoint amorçant une révolution de la productivité. Le lancement d’Office 365 en 2011 s’est appuyé sur ce succès, permettant de nouvelles façons de travailler et de fournir des fonctionnalités uniquement possibles grâce à l’utilisation d’une infrastructure basée sur le Cloud.
Plutôt que d’avoir à attendre des années pour la prochaine mise à jour majeure de la suite Office 365, les clients ont accès aux dernières versions de chaque application, les mises à jour et les correctifs étant déployés automatiquement. Ce modèle permet une plus grande productivité, une sécurité plus complète et une collaboration accrue.
Office 365 est une plate-forme en constante évolution avec de nouvelles applications et fonctionnalités ajoutées de façon régulière. Avec une telle gamme d’options, certaines fonctionnalités peuvent sembler se superposer, telles que celles offertes par Microsoft OneDrive for Business et Microsoft SharePoint. Ces deux services offrent en effet des fonctionnalités de stockage de fichiers et de collaboration. Cependant, un examen plus attentif montre que chaque application est plus adaptée à certaines tâches que d’autres et peut être considéré comme complémentaire.
Qu’est-ce que OneDrive pour les entreprises ?
OneDrive for Business peut être assimilé à un « disque dur dans le Cloud », mais une description aussi rudimentaire ne reflète pas toute la gamme complète des fonctionnalités de la plateforme.
OneDrive est effectivement une plate-forme de stockage de fichiers en ligne et il remplit très bien cette fonction. Les organisations peuvent stocker des documents, des images et d’autres ressources dans le Cloud et accéder à leurs fichiers via une application ou un navigateur sur leur PC, smartphone ou tablette. Une intégration étroite avec d’autres applications d’Office 365 permet aux utilisateurs d’organiser et de modifier des documents au bureau ou en déplacement.
Les utilisateurs ont la possibilité de donner à des collaborateurs ou à des tiers externes la permission d’accéder à des fichiers ou des dossiers. Cela leur permet de collaborer en ajoutant des commentaires et d’autres contenus. Les fichiers locaux sont synchronisés avec le serveur, ce qui signifie qu’il n’y a qu’une version du même document qui circule dans une organisation. Travailler avec des doublons peut être en effet un processus long et déroutant.
OneDrive for Business est une méthode beaucoup plus efficace et sécurisée de partage de fichiers si on le compare à l’envoi d’emails ou à l’utilisation du stockage physique. Avec les emails et les disques durs portables, les documents peuvent ainsi échapper au contrôle de l’équipe IT de l’entreprise. Ces scénarios présentent des défis en matière de conformité et de sécurité pour les services IT.
Qu’est-ce que SharePoint Online ?
SharePoint Online offre également la possibilité de stocker des documents dans un dépôt en ligne, mais c’est une plateforme beaucoup plus collaborative que OneDrive for Business. Avec SharePoint Online un groupe, au sein d’une organisation, peut avoir son propre site. Les utilisateurs ayant la permission d’ajouter, modifier ou afficher des fichiers. Généralement, un site héberge des documents, mais il peut également héberger des listes, des bibliothèques et d’autres contenus tels que des guides d’aide à l’utilisateur.
SharePoint Online ne dispose pas de certaines des options de personnalisation de la version sur site, mais il compense par ses fonctionnalités de collaboration. L’intégration d’Office 365 permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un document et il est possible d’identifier qui édite en temps réel pour voir les changements. La collaboration est encore renforcée par l’inclusion de calendriers, de tâches et de notifications pour un groupe particulier de personnes.
La version serveur de SharePoint exige également que les services IT déploient les mises à niveau et les correctifs manuellement, tandis que les utilisateurs de SharePoint en ligne ont un accès immédiat aux dernières fonctionnalités et mises à jour de sécurité.
Comment travaillent-ils ensemble ?
Les deux outils sont étroitement liés, mais les différences sont importantes. OneDrive for Business est un outil idéal pour les personnes et groupes, au sein d’une organisation, qui partagent des documents et travaillent plus efficacement à travers Office 365 sur plusieurs appareils. Cependant, SharePoint Online convient mieux aux groupes qui doivent travailler simultanément sur des documents ou publier les contenus de l’entreprise au même endroit.
Les deux services peuvent être utilisés simultanément, et les deux s’intègrent à Microsoft Teams, la nouvelle plateforme de communication et de collaboration intégrée à Office 365.
Dans Microsoft Teams, différents services ou groupes de gestion de projet peuvent être alloués à différents canaux dans Teams. Ces derniers donnent accès aux personnes, au contenu et aux applications les plus pertinentes. Cela comprend les fichiers sur Onedrive et les sites dans SharePoint en ligne.
L’interaction entre les trois plateformes démontre la possibilité pour Office 365 de changer le fonctionnement d’une organisation et la façon dont une équipe connectée peut apporter des gains de productivité et d’efficacité.
Consultez notre guide du tout-savoir SharePoint
