Comment adapter les outils et les usages aux nouvelles méthodes de travail à distance ?
Les dernières années ont vu une accélération de la transformation digitale des entreprises. Toutefois, la mise en place de nouvelles méthodes de travail requiert non seulement un équipement adapté, mais également un accompagnement pour l'adoption des nouveaux outils et usages. Pour en savoir plus, nous avons rencontré Samuel Chimchian, Strategic Alliances Business Developer chez Jabra, et Safiyah Cajee, Consultante Senior Adoption & Change Management chez Insight
Dans le cadre de leur transformation digitale, les entreprises ont dû s'adapter à de nouvelles façons de travailler. Comment Jabra accompagne ses clients dans ce contexte ?
Samuel Chimchian : Jabra est un expert de longue date sur les activités nécessitant un usage intensif de la voix. Nous avons identifié en amont de nouvelles méthodes de travail. On constate ainsi une inversion des usages : pour un confort maximal et des gains en termes de productivité, l’adoption des casques dédiés à la communication unifiée s’est généralisée. La démocratisation de l'open-space s’est traduite par le développement de différents outils tels que l'ordinateur, la tablette ou le smartphone. Nous accompagnons nos clients pour les aider à s’adapter à ces nouveaux enjeux. Jabra a donc lancé la gamme Evolve qui compte désormais trois générations. Ainsi, tous les casques Jabra permettent désormais de jongler avec ces nouveaux canaux de communication et ce, grâce à une connexion Bluetooth multipoint systématique. Il est par exemple possible de participer à une réunion sur Teams sur un ordinateur, puis de répondre à un appel sur le smartphone sans aucune intervention. Un système d’isolation passive, un micro-perche supprimant jusqu'à 80% des bruits environnants, ou encore le réducteur de bruit actif (ANC) permettent d’offrir un confort sans pareil dans n’importe quel espace de travail. Nous proposons également des voyants lumineux sur le casque pour indiquer aux autres collaborateurs que nous sommes en communication. Enfin, les batteries lithium garantissent une autonomie suffisante de plus d'une journée de travail.
Pourquoi ne pas utiliser son propre casque dans ce cas ?
Samuel C. : Les casques Jabra vont pouvoir accompagner les nouveaux modes de travail, et répondre à la généralisation du télétravail et de la mobilité des collaborateurs. On parle aujourd'hui de workplace hybride ou de dématérialisation de l'espace de travail. Nos produits sont certifiés et adaptés aux plateformes de collaboration installées chez nos clients et nos prospects. Il est vrai que le BYOD représente une certaine concurrence mais il faut garder à l'esprit que ces casques ne sont pas forcément Plug & Play, ou adaptés à des solutions comme Microsoft Teams. Ces facteurs peuvent limiter l'expérience utilisateur, notamment en l'absence de certaines fonctionnalités avancées comme l'ANC ou la prise en charge du Bluetooth multipoint qui permet de passer d'un device à l'autre sans manipulation. On estime que 60% des casques aujourd'hui utilisés en entreprise ne sont pas des casques professionnels optimisés pour des plateformes.
Comment Jabra aborde la flexibilité du travail ?
Samuel C. : Nous vivons dans une économie de l'information. La faculté à partager de l’information de façon fluide, est un vrai facteur de productivité pour une organisation. La collaboration est aussi un facteur fondamental, qu’elle concerne les équipes sur site ou à distance. La vidéo est ainsi, un outil parfaitement adapté à l’essor de la flexibilité du travail. Le son n'est pas en reste pour bien comprendre et se faire comprendre où que l'on se trouve et quelle que soit la plateforme utilisée. À ce titre, Jabra a pour mission de garantir la meilleure expérience possible. Nous proposons par ailleurs, des dynamiques d'accompagnement au changement pour favoriser l’adoption de ces nouveaux outils collaboratifs. Afin d’offrir l’expérience la plus qualitative et attractive possible, Jabra est présent à Seattle et collabore étroitement avec les équipes de Microsoft, en amont des développements afin de proposer des produits Plug & Play avec des caractéristiques exclusives.
Quelle est la plus-value d'Insight dans ce contexte de flexibilité du travail ?
Safiyah Cajee : Insight se concentre principalement sur l'adoption des nouveaux outils et usages. L'équipement doit être le plus adapté possible aux besoins de l'utilisateur qui pourra les adopter au bon moment avec les bons usages. Nous avons un rôle d'accompagnement qui démarre avant même le déploiement de ces outils, en apprenant à connaitre les utilisateurs et leur environnement de travail. Une fois les besoins identifiés, nous sommes en mesure de conseiller les responsables sur les équipements à déployer. Plus les utilisateurs comprennent la valeur ajoutée, plus l'adoption est rapide. C'est aussi la raison pour laquelle nous les amenons à s'exprimer sur leurs besoins afin de déclencher une prise de conscience.
N'est-ce pas là le rôle de la formation ?
Safiyah C. : La formation ne suffit pas à elle seule. Nous devons développer des solutions adaptées aux usages métiers de façon à être pertinent dans leur quotidien. Aujourd’hui, tout espace peut se transformer en bureau, mais les collaborateurs ont besoin d’être accompagnés. Que les changements soient désirés ou imposés, les utilisateurs doivent absolument en percevoir le bénéfice pour que l’adoption soit un succès.
Comment identifier les freins au télétravail ?
Safiyah C. : Plutôt que d’éteindre des incendies a posteriori, il faut commencer par laisser les utilisateurs s'exprimer et identifier les freins potentiels en amont. Cela passe par des sondages pour une vision plus générale, mais aussi par des interviews mélangeant les profils utilisateurs. L'équipe d'encadrement doit aussi être interrogée, qu'il s'agisse de l'IT ou des RH, car elle aura un rôle pivot. Enfin, les focus groups permettent de rassembler les personnes partageant le même métier ou des problématiques communes afin d'identifier les bonnes pratiques et les contraintes. Cela permet non seulement d'orienter les messages, mais aussi de prendre conscience de ce que l’on ne pourra pas changer.
Samuel C. : L'absence d'équipement ou d'un espace suffisant sont également des freins. De plus, on oppose les organisations traditionnelles Top/Down dans lesquelles l'information circule de la direction vers le middle management, à celles dites de Bottom/Up dans lesquelles la confiance permet de dépasser le besoin de contrôle. Dans le cadre d'un télétravail choisi, les employés ont davantage de flexibilité et de temps pour se consacrer aux besoins de l'entreprise. Ils sont tout aussi efficaces, voire même plus, en mobilité. La crise sanitaire et les confinements liés à cette dernière, ont prouvé cette efficacité.
Safiyah C. : C'est un changement qui prend du temps et les mentalités évoluent par la force des choses. Ce virage est très positif pour les organisations. En effet, avec les bons outils et l’accompagnement adapté, les collaborateurs sont agiles et productifs où qu’ils se trouvent.
