Article Établir une analyse de rentabilité pour la gestion des actifs logiciels

Vous avez des difficultés à convaincre vos supérieurs d’investir dans la pratique SAM* (Software Asset Management) de votre entreprise ? Vous n’êtes pas les seuls.

Il parait évident qu’il y a une décennie, le SAM n’était pas utile. La prolifération des logiciels en tant que service (Saas) a changé la donne en introduisant la menace des audits et la nécessité de se concentrer sur la conformité. Cependant, la véritable gestion des actifs logiciels, avec un suivi actif des droits de licence et de leurs utilisations au sein des organisations, a été lente à se mettre en place.

En fait, on estime que 45% des entreprises ont une posture réactive lorsqu’il s’agit de SAM, ne faisant que répondre aux audits des éditeurs ou se concentrant sur les renouvellements de contrats importants.

Pourtant, avec des environnements de licences logicielles de plus en plus complexes, y compris l’adoption généralisée de plateformes Cloud, une stratégie de SAM complète pourrait aider ces entreprises à allouer les licences inutilisées et à se dispenser d’achats excessifs tout en évitant les audits.

La consommation de logiciel est si indispensable aux entreprises modernes que le SAM est devenu une pratique qui a une influence de plus en plus conséquente. Il est devenu un support du développement stratégique de nombreux départements et les responsables IT devront mobiliser leurs cadres autour de ces initiatives, afin d’obtenir un soutien à l’échelle de l’entreprise.

Mais comment convaincre vos dirigeants ?

Appréhendez les parties prenantes

La conformité est presque une conséquence de la mise en œuvre d’une stratégie de SAM efficace. Elle aide à réduire les coûts, à dégager du temps pour les collaborateurs et rend les logiciels et les outils de chacun plus opérationnels. Beaucoup de cadres cependant, pensent encore que le SAM est simplement un chemin vers la conformité (en admettant qu’ils y pensent tout court). Il vous sera indispensable de modifier leurs visions des choses.

Si vous avez besoin d’aide pour lister toutes les raisons pour lesquelles la gestion des actifs logiciels est un impératif opérationnel, je vous recommande de regarder cette série de webinars.

Mais tout d’abord, vous aurez besoin d’identifier les parties prenantes à  inclure dans une discussion sur l’investissement SAM. En effet,  au-delà des cadres dirigeants et du département IT, les initiatives SAM ont une portée importante sur de nombreux services, y compris la RH, la finance et le service juridique. Il vous faudra appréhender leurs défis logiciels afin de créer une stratégie qui aide tout le monde. 

Proposez des alternatives
 

Une fois que vous aurez identifié toutes les parties prenantes pertinentes, il sera important de souligner les défis actuels, les avantages d’une gestion des actifs logiciels efficace, mais aussi les risques potentiels et les multiples options disponibles. Plus précisément, expliquez ce qui se passera s’ils :

• Poursuivent la « stratégie » actuelle et acceptent les risques associés.
• Attendent qu’un audit majeur ait lieu et que l’équipe y réagisse dans la précipitation.
• Continuent et mettent en œuvre tous les « bons à avoir » qui ne sont pas vraiment nécessaires.
• Suivent le plan que vous proposez (une solution réaliste pour résoudre les problèmes d’aujourd’hui).

Nous espérons qu’ils accepteront la dernière option, mais dans le cas contraire, vous saurez au moins ce qu’ils ont approuvé.

Définissez clairement votre connaissance en matière de licence logicielle
 

Il n’y a pas de stratégie SAM universelle. Chaque organisation a ainsi ses propres défis. Les vôtres pourraient être que vous avez du mal à obtenir le meilleur prix pour vos contrats, réalisez des achats excessifs pour vous défendre contre les audits — ou simplement que vous essayez de comprendre votre environnement logiciel existant.

Lorsque vous cherchez à obtenir l’adhésion des cadres dirigeants à votre nouveau programme, définissez clairement l’objectif que vous tentez d’atteindre, par exemple :

• Renforcer votre position de négociation avec les éditeurs.
• Trouver et redéployer les licences inutilisées.
• Réduire les coûts en achetant le bon nombre de licences dès la première fois.
• Éliminer le shadow IT en investissant dans les logiciels que vos collaborateurs utilisent réellement.
• Simplifier les processus d’approvisionnement.

Cela aide à donner à votre service des objectifs à atteindre plus clairs et des résultats plus faciles à mesurer.

Se mettre au travail
 

Nous espérons que tous vos arguments convaincants, statistiques et analyses de coûts seront payants et que vous obtiendrez le feu vert de vos dirigeants. Il est temps de joindre le geste à la parole.

Un élément crucial que vous devez considérer est de savoir si vous allez mettre en œuvre ce nouveau plan avec uniquement des ressources internes ou faire appel à des tiers. Si vous êtes peu familier à la pratique du SAM, vous découvrirez bientôt que les experts sont difficiles à trouver et encore plus difficile à fidélisez en interne.

Si vous envisagez d’externaliser une partie quelconque de votre SAM, assurez-vous de rechercher des fournisseurs de services ou des consultants potentiels et d’inclure leurs contributions attendues (et les frais associés) dans votre présentation initiale.

Il existe de nombreux types de partenaires IT qui possèdent divers niveaux d’expertise et de capacités en matière de SAM. Choisissez-en un qui peut non seulement vous aider à relever les défis d’aujourd’hui, mais qui peut évoluer avec vous pour résoudre les défis de demain.

Faites venir des experts en licences de logiciels. L’équipe de gestion des actifs logiciels Insight possède l’expertise nécessaire pour aider votre entreprise à tirer le meilleur parti de ses investissements logiciels.